Mar 08, 2022 / Sertifikasi

Bagaimana Sistem Manajemen ISO Mengatasi Tantangan Covid 19

Wabah virus Corona 19 sudah ditetapkan sebagai pandemi oleh Organisasi Kesehatan Dunia (WHO). Pandemi ini mempengaruhi kehidupan penduduk dunia dalam banyak hal, baik dari segi bisnis, sosial masyarakat dan kehidupan kita sehari-hari. Efek dari Pandemi bagi kegiatan ekonomi dirasakan di semua sektor, baik sektor jasa maupun produksi barang. Kegiatan ekonomi tentunya tidak bisa di hentikan seterusnya, pemerintah memberlakukan strategi “gas & rem” agar perekeonomian dan pengendalian Covid 19 bisa berjalan beriringan. Tantangan kedepan bagaimana pengendalian terhadap penyebaran Covid 19 ini bisa dilakukan secara efektif yang terintegrasi dengan sistem manajemen yang sudah ada di organisasi selama ini. Bagaimana mengintegrasikan persyaratan dan pedoman berbagai standar dalam sistem manajemen ISO ke dalam proses bisnis serta bisa menjadi jawaban untuk menghadapi tantangan di tempat kerja pada masa Pandemi Covid-19 ini ?

Kondisi Saat Ini

Kapan Pandemi Covid 19 ini akan berakhir ? Tidak ada yang bisa menjawab. Banyak para ahli percaya bahwa pandemi tidak akan hilang dalam waktu dekat. Karena per saat ini, belum ada vaksin yang sudah resmi dapat terbukti untuk mengatasi Covid 19. Pencegahan adalah satu-satunya cara dan karena itu kita harus memiliki tindakan pengendalian untuk mencegah dan memperlambat penularannya. Saat ini sebagian besar organisasi telah mengadopsi berbagai tindakan pengendalian seperti yang disebutkan di bawah ini:

Pembentukan tim penanganan Pandemi Covid 19 di organisasi
Membuat Protokol Kebersihan & Kesehatan di lingkungan Kerja, yang berisi :
Identifikasi bahaya penularan Covid 19, pengendalian risiko dan mitigasinya untuk semua area dan aktifitas organisasi
Mengurangi kontak fisik dengan pelanggan, karyawan dan pihak berkepentingan lainnya dengan menggunakan bantuan alat komunikasi elektronik/online.
Meminta karyawan untuk sementara berkeja di rumah (WFH).
Mulai menggunakan masker untuk karyawan mereka dan memperkenalkan aturan jaga jarak (minimum 1 m).
Budaya cuci tangan, dan peningkatan kebersihan & sirkulasi udara
Dll
Melakukan sosialisasi dan edukasi Protokol Penangan Covid 19 ke pekerja dan keluarga.

Semua langkah yang disebutkan di atas adalah langkah yang disambut baik. Namun kita tidak tahu apakah semua langkah ini sudah memadai atau tidak.

Bagaimana Sistem Manajemen ISO Organisasi Dapat Membantu?

Saat ini secara perlahan tempat kerja bergerak untuk kembali beroperasi dalam masa transisi Tantangan terbesar yang akan dihadapi bisnis adalah bagaimana memulai kembali operasi di masa new normal ini. Organisasi perlu menata ulang tujuan strategisnya, termasuk kebijakannya sehubungan dengan perubahan kebutuhan & harapan pihak yang berkepentingan seperti pelanggan, pemasok, karyawan, pemerintah, dll. Dalam konteks lingkungan bisnis pasca COVID-19, organisasi perlu menentukan masalah eksternal dan internal itu relevan dengan visi dan arahan strategisnya yang dapat mempengaruhi organisasi mencapai hasil yang diinginkan dengan mempertimbangkan dampak Pandemi Covid 19. Setelah konteks organisasi ini di diidentifikasi, kerangka kerja yang disediakan oleh persyaratan standar ISO dapat dimasukkan ke dalam bisnis proses untuk mengatasi tantangan ini. Bagi organisasi yang sudah mengembangkan dan menjalankan standar dibawah ini, tinggal mengotimalkan dan mengintegrasikan persyaratan yang ada di standar ISO dengan proses bisnis dalam rangka penanganan Covid 19 di Organisasi. Tetapi untuk organisasi yang belum memiliki standar dibawah, bisa menggunakannya untuk pengetahuan tambahan bagi penerapan penanganan Covid 19 di organisasi.

ISO 45001, ini adalah persyaratan internasional yang pertama untuk manajemen kesehatan dan keselamatan kerja (SMK3). Ini memberikan panduan yang berguna dan kerangka kerja untuk mengurangi risiko terkait pekerjaan, melindungi kesehatan dan meningkatkan keselamatan di tempat kerja.

Organisasi harus memperbaharui identifikasi bahaya dan pengendalian risiko serta mitigasinya, khusus untuk adanya bahaya penularan Covid 19 di lingkungan kerja dan semua aktifitas yang ada.
Pada dasarnya semua konteks organisasi harus berubah.
Kebutuhan & harapan pekerja dan pihak berkepentingan sehubungan dengan K3 juga akan berubah.
Jika dibutuhkan kebijakan organisaasi secara umum juga bisa berubah sehubungan dengan adanya pandemi ini.
Tugas dan tanggung jawab untuk tim penanganan Covid 19 di organisasi harus dibuat.
Target dan rencana untuk pencapainanya perlu direvisi dengan adanya kebutuhan baru dalam rangka pencegahan pandemi ini.
Sumber daya organisasi perlu di revisi dengan disesuaikan kebutuhan penanganan pandemi covid 19 ini.
Kompetensi, kepedulian dan komunikasi perlu ditingkatkan ayng berhubungan dengan penanganan Covid 19.
Jika ada dokumen yang perlu di perbaharui harus dilakukan, ekternal dokumen tentunya harus ditambahkan dengan adanya regulasi baru dari Pemerintah mengenai Covid 19 ini.
Rencana tanggap darurat perlu mencover jika penularan covid 19 terjadi di perkantoran. Apa yang harus dilakukan terhadap penderita, rekan-rekan pekerja, dan lingkungan kantor? Serta penyesuaian rencana evakuasi dengan kondisi pandemi yang mewajibkan menjaga jarak 1 m secara konsisten.

Namun, kesehatan tempat kerja tidak terbatas pada keselamatan dan kesejahteraan fisik. Stres dan ketakutan akibat pandemi Covid-19 berdampak pada semua orang. Pekerja dimanapun bisa terpengaruh oleh ketidakpastian yang ada dan karenanya lingkungan kerja mereka berperan peran penting dalam mengurangi ini. Menyadari fakta ini, ISO sedang mengembangkan standar pelengkap yang membahas kesehatan psikologis yaitu ISO 45003. Yang berisi pedoman manajemen kesehatan dan keselamatan kerja psikologis di tempat kerja. Pedoman ini akan memberikan panduan tentang persyaratan ISO 45001 sehubungan dengan pengelolaan risiko kesehatan dan keselamatan psikologis dalam SMK3. Standar tersebut akan menekankan pada kesehatan psikologis pekerja. Ini diharapkan akan diterbitkan sekitar tahun 2021.

ISO 9001 adalah standar internasional yang didedikasikan untuk Sistem Manajemen Mutu (QMS). Ini membantu bisnis dan organisasi menjadi lebih efisien dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Fokus utama dari standar ISO 9001 adalah untuk memenuhi persyaratan pelanggan dan berusaha untuk melebihi harapan pelanggan melalui peningkatan berkelanjutan.

Konteks organisasi harus di revisi dan disesuaikan dengan isu dan masalah terbaru akibat adanya pandemi ini.
Kebutuhan dan harapan pelanggan dan internal juga perlu diperbaharui agar sesuai dengan kondisi saat ini.
Semua risiko dan peluang dengan adanya pandemi covid 19 yang berhubungan dengan kepuasan pelanggan perlu diidentifkasi kembali. Seperti pengiriman barang, zona merah, penerapan protokol covid 19 oleh pekerja dll.
Peningkatan kompetensi sehubungan dengan bekerja secara remote perlu dilakukan
Bagaimana kondisi operasional atau bekerja dengan memenuhi protokol penanganan Covid 19 ?, bagi untuk internal maupun eksternal perlu diterapkan segera.
Melibatkan parameter kesehatan & keselamatan kerja (K3) dalam seleksi dan evaluasi supplier dan vendor kedepannya.
Peningkatan kompetensi, kepedulian dan komunikasi yang berhubungan dengan Protokol Penanganan Covid 19.
Training secara online bisa digunakan, untuk itu butuh persiapan sumber daya, baik dalam segi kuota, kemampuan menggunakan aplikasi, kemampuan tutor memberikan pelatihan secara online dsb.
Internal audit bisa saja menggunakan cara remote audit jika memang kondisi real audit tidak dimungkinkan saat ini.
Semua perubahan dalam organisasi harus direncanakan dengan matang, diidentifikasi konsekwensinya, risiko & peluang dan bagaimana pengontrolannya.

ISO 14001 adalah standar internasional untuk sistem manajemen lingkungan. Sama seperti standar lainnya, dipastikan konteks dan kebutuhan & harapan pihak berkepentingan harus di perbaharui. Khusus untuk ISO 14001, aspek dan dampak lingkungan selama Pandemi perlu dipebaharui juga. Peningkatan risiko dengan penggunaan cairan desinfektan atau cairan kimia lainnya, peningkatan penggunaan APD, peningkatan penggunaan air untuk proses cuci tangan selama 20 detik, dsb. Termasuk peluang akibat berkurangnya emisi selama WFH dan PSBB perlu di pertimbangkan.

ISO 22301 adalah standar internasional untuk kelangsungan bisnis. Ini membantu organisasi untuk melindungi dan pulih dari gangguan. Memberikan pendekatan sistematis untuk manajemen kelangsungan bisnis, dan itu berlaku untuk organisasi apa pun, berbagai jenis, ukuran dan sektor. Standar ini dirancang untuk membantu organisasi mencegah, mempersiapkan, menanggapi, dan memulihkan dari hal yang tidak terduga dan insiden yang mengganggu. Ini memberikan kerangka kerja yang memungkinkan organisasi untuk memastikan bahwa operasinya terus berlanjut.

Pengendalikan risiko dalam bisnis akibat Pandemi ini, termasuk supply chain.
Bagaimana bisa kembali normal dengan cepat
Sumber daya apa yang dibutuhkan untuk kembali normal atau dalam kondisi new normal ini.

ISO 27001 adalah standar internasional yang menetapkan sistem manajemen keamanan informasi. Organisasi dapat mengembangkan dan menerapkan kerangka kerja untuk mengelola keamanan aset informasi mereka, termasuk informasi keuangan, kekayaan intelektual, dan detail karyawan, atau informasi yang dipercayakan kepada mereka oleh pelanggan atau pihak ketiga.

Selama pekerja bekerja dengan remote atau dari rumah, bagaimana agar data digunakan tetap rahasia, tersimpan dengan baik dan aman.

Penggunaan komplek password dibutuhkan untuk menjamin keamanan data.

Back up secara rutin tetap dilakukan

Evaluasi Kinerja & Peningkatan Berkelanjutan

Sistem Manajemen ISO mewajibkan organisasi melakukan pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi kinerja secara rutin.

Mengidentifikasi masalah yang ditimbulkan selama Pandemi ini harus dilakukan, dianalisa dan dievaluasi.
Serta rencana proses pemulihan bencana pandemi ini perlu dilakukan, untuk memastikan organisasi benar-benar berfungsi dengan baik kedepannya.
Dokumentasi secara digital dan online bisa digunakan.
Pelaksanaan audit internal secara remote bisa diterapkan selama ini bisa mengcover semua persyaratan yang ada.
Pelakasanaan tinjauan manajemen bisa saja dilakukan secara online.

Pandemi ini pada dasarnya tidak cukup sering terjadi. Tetapi ketika itu terjadi, ada situasi yang tidak dapat diprediksi. Karena itu organisasi butuh pedoman dan strategi untuk menanggapi krisis ini. Persyaratan ISO 45001, ISO 9001, ISO 22301, ISO 27001, dan ISO lainnya seperti ISO 14001, ISO 22000 dll merupakan kerangka kerja siap pakai yang dapat diterapkan secara efektif dalam situasi pandemi.

Home

Bagaimana Sistem Manajemen ISO Mengatasi Tantangan Covid 19

Bagaimana Sistem Manajemen ISO Mengatasi Tantangan Covid 19