Jul 31, 2020 / Uncategorized

Perencanaan Audit Internal yang Tepat adalah Kunci Keberhasilan Audit Internal

Perencanaan Audit Internal yang Tepat adalah Kunci Keberhasilan Audit Internal

Kami yakin sebagian besar, atau mungkin keseluruhan dari kita, akan menjawab “ya” untuk pertanyaan di atas. Sebelum beraktivitas keluar rumah, dapat hampir dipastikan kita akan berkaca terlebih dahulu untuk memastikan bahwa kita sudah berpakaian dengan rapi dan benar, dan bagi wanita kita perlu memastikan telah menggunakan make up dengan benar. Tentu saja tidak ada diantara kita yang menginginkan setelah beraktivitas di luar rumah, ternyata ada pakaian atau dandanan kita yang tidak pantas. Ouch, betapa malunya apabila hal tersebut terjadi!

Anda mungkin bertanya-tanya apa hubungan cerita di atas dengan judul artikel ini. Bila diibaratkan, audit internal dapat kita andaikan sebagai kegiatan kita “berkaca di pagi hari”. Organisasi perlu berkaca untuk memastikan organisasi telah siap menghadapi “aktivitas di luar rumah”, seperti audit badan sertifikasi, audit dari customer, memastikan kesesuaian produk yang dikirimkan ke pasar, memastikan layanan telah sesuai dengan standar yang ditetapkan, dan lainnya.

Audit internal, atau dikenal juga sebagai audit pihak pertama, dilakukan oleh internal organisasi untuk melakukan tinjauan terhadap sistem manajemen yang telah diterapkan. Audit internal pada dasarnya merupakan alat bagi organisasi untuk melakukan peningkatan berkesinambungan. Sistem Manajemen baik ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 22000, maupun sistem manajemen lainnya mempersyaratkan pelaksanaan audit internal dalam organisasi yang mengimplementasikan standar tersebut.

Kunci keberhasilan dari audit internal, sehingga audit internal dapat memberikan dampak yang positif bagi organisasi Anda adalah perencanaan yang tepat. Perencanaan audit internal yang tepat pada sasarannya akan memberikan banyak kontribusi positif bagi organisasi Anda. Pada saat ini, kita akan membahas 2 hal penting dalam perencanaan audit internal.

 

  1. Penyusunan Program Audit : audit departemen/bagian secara keseluruhan dalam 1 periode atau tidak.

Umumnya, praktek pelaksanaan audit internal di organisasi dilakukan 1 kali dalam setahun atau 2 kali dalam setahun, mengikuti jadwal audit badan sertifikasi. Dan pada umumnya juga, seluruh Departemen/Bagian yang ada akan diaudit bersamaan pada periode tertentu.

Banyak organisasi yang setelah melaksanakan audit internal selama bertahun-tahun, kemudian kehilangan “makna” dalam pelaksanaan audit internal. Audit internal berubah menjadi suatu rutinitas per semester atau per tahun yang “harus” dipenuhi atau akan menjadi temuan pada saat audit badan sertifikasi. Karena audit internal sudah berubah menjadi rutinitas, maka ada tidaknya temuan pada audit internal tidak lagi menjadi penting. Yang terpenting adalah proses audit internal sudah dilakukan. Terdengar familiar bagi Anda?

Penyusunan program audit internal bisa menjadi hal yang mudah namun sulit. Mudah, karena pada dasarnya yang perlu dilakukan adalah hanya menentukan rencana kapan pelaksanaan audit masing-masing Departemen/Bagian akan dilakukan pada tahun tersebut. Sulit, karena banyak hal yang perlu dipertimbangkan dalam perencanaan audit internal. Perencanaan audit internal harus dilakukan dengan mempertimbangkan seluruh aspek yang terkait, sehingga tujuan dari pelaksanaan audit internal dapat tercapai.

ISO 19011 – Guidelines for Auditing Management Systems menjelaskan prinsip ddalam perencanaan audit, yaitu “Priority should be given to allocating the audit programme resources to audit those matters of significance within the management system”. Untuk memperjelas, pasal 8.2.2 ISO 9001 mengenai Audit Internal menyebutkan “An audit program shall be established taking into consideration the status and importance of the processes to be audited”.

Jelas sekali disebutkan dalam ISO 19011 dan ISO 9001, bahwa dalam penyusunan program audit, organisasi harus mempertimbangkan signifikansi kepentingan proses/departemen tersebut terhadap sistem manajemen. Beberapa hal yang dapat mempengaruhi signifikansi kepentingan proses / Departemen tersebut di antaranya adalah :

  • Proses / Departemen tersebut memiliki peranan penting dalam menentukan karakteristik mutu produk, memastikan pemenuhan ekspektasi pelanggan, pemenuhan peraturan dan perundangan yang berlaku.
  • Jumlah keluhan pelanggan. Apabila suatu proses atau departemen menjadi penyebab mayoritas keluhan pelanggan pada organisasi tersebut, maka perlu dipertimbangkan untuk pelaksanaan audit internal yang lebih sering.
  • Proses atau departemen tersebut memiliki hal yang baru atau perubahan terhadap persyaratan pelanggan, peraturan pemerintah, teknologi, persyaratan proses, atau material.
  • Jumlah temuan pada audit sebelumnya. Organisasi perlu mempertimbangkan untuk melakukan audit lebih sering pada suatu proses atau departemen yang memiliki performa di bawah ekspektasi.

Dengan penyusunan program audit berdasarkan signifkansi kepentingan proses atau departemen, bisa saja Anda menemukan bahwa program pelaksanaan audit internal tidak lagi dilakukan berbarengan untuk seluruh proses / departemen dalam 1 periode. Ada beberapa proses / departemen yang mungkin diaudit lebih sering, atau bahkan lebih jarang, dibandingkan proses atau departemen lainnya. Tidak ada yang salah dengan hal ini! Karena setelah mempertimbangkan signifikansi kepentingan, Anda dapat saja menemukan bahwa ada proses atau departemen yang memiliki pengaruh lebih signifikan dibandingkan dengan proses / departemen lain. Dan karena itu memerlukan perhatian ekstra Anda dalam penyusunan program audit.

 

  1. Memilih Auditor yang Bertugas

Organisasi harus memastikan bahwa auditor internal yang melakukan audit independen, dalam arti tidak berhubungan dengan proses yang diaudit. Namun, selain memastikan indenpendensi dari auditor yang bertugas, Organisasi juga harus memastikan bahwa auditor yang bertugas memahami proses yang akan diaudit.

Pemahaman terhadap proses yang diaudit akan membantu auditor untuk mengindetifikasi hal-hal apa saja yang kritikal dan perlu ditelusuri lebih dalam ketika audit dilakukan.

Konsep “pelanggan” mengaudit “supplier” dapat juga diterapkan dalam pemilihan auditor internal. Auditor dari departemen atau proses yang menjadi “pelanggan” dapat mengaudit departemen atua proses yang menjadi “supplier”-nya. Dengan ini, auditor internal mengetahui hal-hal apa saja yang menjadi poin kritikal yang harus dipenuhi oleh “supplier”-nya.

Pada akhirnya pelaksanaan audit internal tidak seharusnya menjadi rutinitas wajib saja. Banyak kesempatan perbaikan yang dapat diperoleh melalui proses audit internal. Semua dikembalikan kepada organisasi Anda, bagaimana Anda dan organisasi akan menggunakan proses audit internal ini untuk perbaikan berkesinambungan di organisasi Anda.

 

3 Langkah Mudah Menerapkan Sanitary Design di Industri Pangan

Jika kita pengelola industri pangan, kita pasti pernah mendengar persyaratan-persyaratan yang terkait dengan keamanan pangan. Sanitary Design adalah salah satu di antaranya. Untuk menerapkannya, kita cukup memahami 3 langkah mudah. Namun, sebelum melangkah lebih jauh, pertama-tama mari kita berkenalan terlebih dahulu dengan istilah sanitary design.

Apa itu sanitary design? Dari istilahnya, kita tentu bisa menebak bahwa persyaratan ini pasti terkait dengan desain. Tentunya berkaitan juga dengan sanitasi, kebersihan, dan semacamnya.

Secara umum, sanitary design adalah suatu persyaratan yang memberi arahan bagaimana membuat desain yang sesuai dengan prinsip-prinsip sanitasi. Persyaratan ini diimplementasikan ketika kita membuat perusahaan baru ataupun melakukan renovasi, seperti yang disyaratkan oleh FSSC, sebuah standar sistem manajemen keamanan pangan yang relatif baru.

Apa manfaat sanitary design untuk industri pangan? Tentu banyak mafaatnya. Selain kita bisa memenuhi persyaratan FSSC, kita juga bisa menerapkan prinsip dasar sanitasi di industri pangan mulai dari bahan baku hingga produk akhir.

Lalu, seperti apa penerapannya di industri pangan kita? Penerapannya sangat mudah. Ingin tau lebih lanjut? Mari kita simak paparan dibawah ini.

 

  1. Kontruksi dan Layout. Beberapa hal yang harus diperhatikan terkait dengan konstruksi dan layout adalah sebagai berikut:

 

  • Bangunan perusahaan kita harus dirancang, dibangun dan dipelihara yaitu sesuai dengan sifat dari proses operasi yang akan dilakukan
  • Bangunan harus mampu melindungi dari sumber-sumber potensi kontaminasi dari lingkungan pabrik
  • Konstruksi juga harus dibuat agar tahan lama dan tidak menghadirkan bahaya terhadap produk
  • Pertimbangkan juga kemungkinan sumber potensi kontaminasi dari lingkungan sekitar
  • Produksi makanan tidak boleh dilakukan di area di mana bahan berbahaya bisa mengkontaminasi produk. Karenanya, batasan area harus teridentifikasi dengan jelas. Akses ke dalam area pun harus dikendalikan
  • Area harus dipelihara dalam kondisi rapi, termasuk juga apabila kita mempunyai jalan, taman, dan area parker.
  • Harus ada drainase (yang mencegah air tergenang) dengan kondisi yang selalu dipelihara

 

  1. Tata Letak Bangunan dan Ruang Kerja. Didalam menetukan tata letak bangunan dan ruang kerja, hal-hal berikut harus diperhatikan :

 

  • Alur pergerakan
  • Potensi kontaminasi eksternal
  • Dinding dan lantai mudah dibersihkan untuk menghindari bahaya kontaminasi
  • Area harus bebas dari genangan air
  • Drainase harus ditutup dan disealed,
  • Langit2 dan atap didesain untuk menghindari akumulasi kotoran dan debu
  • Harus ada akses untuk inspeksi dan pembersihan
  • Apabila ada jendela atau pintu yang terbuka, screen harus dipasang atau di beri air curtain dll
  • Jangan lupa harus ada pembersihan area secara periodik
  • Lokasi perlatan harus didesain dengan baik untuk mempermudah ruang gerak operator, kebersihan, dan pemeliharaan peralatan.
  • Fasilitas penyimpanan bahan baku, WIP (produk setengah jadi), bahan kimia, serta produk jadi harus ada proteksi dari debu, kondensasi, drainase, limbah, dan sumber kontaminasi lainnya
  • Tempat penyimpanan juga harus kering dan baik ventilasinya. Apabila diperlukan, ada kontrol kelembaban dan suhu disertai program monitoring secara rutin
  • Jika ada penyimpanan diarea luar harus ada tidakan pengendalian agar tidak terjadi kontaminasi
  • Wajib ada segragasi yang jelas antara raw material, WIP, bahan kimia, produk jadi, dll
  • Perlu kita ketahui juga bahwa penempatan semua raw material, WIP, dan produk jadi tidak boleh langsung bersentuhan dengan lantai dan harus mempunyai jarak yang cukup dari dinding idealnya 40 cm untuk akses kebersihan sekaligus mencegah pertumbuhan hama.

 

  1. Ada beberapa hal yang terkait dengan utilitas, yakni :
  • Air

Persediaan potable water (air layak minum) & process water (air yang digunakan untuk proses) yang diolah untuk mencegah kontaminasi harus memadai untuk memenuhi kebutuhan proses. Semua persyaratan kualitas air (termasuk es & uap) yang digunakan kontak dengan produk atau untuk pembersihan harus ditetapkan dan dimonitor. Jangan lupa, potable water dan non-potable water harus memiliki jalur yg terpisah dengan label yang jeals.

  • Kualitas udara

Persyaratan untuk udara yang kontak dengan produk harus ditetapkan termasuk monitoringnya. Ventilasi (alami atau mekanis) harus disediakan untuk menghilangkan sisa atau uap, debu, dan bau yang tidak diinginkan. Ventilasi harus mudah untuk dibersihkan. Jangan lupa, kontrol suplai udara harus dilakukan untuk mencegah kontaminasi mikrobiologi. Sistem ventilasi harus didesain dan dibangun sedemikian rupa sehingga udara tidak mengalir dari area terkontaminasi ke area bersih.

  • Pencahayaan

Pencahayaan harus bisa dikendalikan dan juga bisa memenuhi syarat untuk industri pangan. Untuk area inspeksi dibutuhkan 550 lux, untuk area kerja yang berhubungan dengan produk 330 lux, untuk area yang tidak berhubungan dengan produk 220 lux, dan untuk area yang lainnya adalah 110 lux. Untuk menentukan lux tersebut, kita harus mempunyai alat ukurnya.

Demikianlah penjelasan singkat mengenai penerapan sanitary design. Semoga dengan 3 langkah mudah ini kita bisa menerapkan sanitary design lebih sesuai dengan persyaratan yang dibutuhkan di industri pangan.