Bagaimana kita bisa mengoptimalkan manfaat dari penerapan sistem manajemen ini dalam organisasi? Berikut beberapa hal yang bisa diterapkan :

1. Keterlibatan Kepemimpinan

Versi terbaru ISO memberikan penekanan baru pada peran kepemimpinan saat menerapkan sistem manajemen. Hal ini membutuhkan Manajemen Puncak dalam sebuah organisasi untuk mengambil tanggung jawab dan memimpin garis depan dengan mempertanggungjawabkan seberapa efektif sistem tersebut.

Kepemimpinan yang penuh semangat dan berdedikasi adalah landasan untuk meningkatkan kualitas organisasi secara keseluruhan. Ketika mereka mengambil peran aktif dalam prosesnya, hal itu memotivasi orang lain untuk melakukan hal yang sama. Ini dimulai dengan komitmen semua orang di tingkat manajemen paling atas.

Ini berarti Manajemen Puncak bertanggung jawab atas hasil dari sistem manajemen. Menekankan pentingnya manajemen serta pentingnya kepemimpinan dalam suatu organisasi. Penting untuk dicatat perbedaan antara manajemen dan kepemimpinan. Manajemen sebagian besar tentang proses, sedangkan Kepemimpinan sebagian besar tentang perilaku. Kepemimpinan sangat bergantung pada hal-hal yang kurang nyata dan kurang terukur seperti kepercayaan, inspirasi, sikap, pengambilan keputusan, dan karakter pribadi. Ini semua diperlukan untuk memotivasi organisasi untuk mencapai tujuan sistem manajemennya.

Beberapa contoh aktifitas :

• Terlibat aktif dalam proses penyusunan konteks organisasi
• Keterlibatan aktif dalam penetapan kebijakan dan sasaran, bukan hanya penandatanganan
• Adanya informasi yang terdokumentasi untuk menunjukkan bahwa peran, tugas & tanggung jawab, dan wewenang yang detail dan akurat ditetapkan.
• Dll

2. Kebijakan Mutu, Sasaran, dan Perencanaan yang Tepat Sasaran

Dokumen yang sangat penting dalam sistem manajemen adalah kebijakan, sasaran & perencanaan untuk mencapai kebijakan dan sasaran tersebut.

Kebijakan sistem manajemen yang sederhana namun efektif mampu menjelaskan arti sistem manajemen bagi organisasi.

Sasaran harus selaras dengan Kebijakan dan secara aktif dapat diukur pencapaiannya. Mereka bisa apa saja, mulai dari mengurangi waktu pengiriman hingga mengurangi limbah. Mereka harus tetap sejalan dengan definisi yang diuraikan dalam Kebijakan dan masuk akal bagi perusahaan.

Dengan dokumen-dokumen ini Anda telah menetapkan struktur untuk sistem manajemen mutu Anda untuk bekerja. Dengan mengkomunikasikan kebijakan dan tujuan Anda di seluruh organisasi Anda, Anda membuat semua orang di semua tingkatan pada halaman yang sama ketika datang ke apa yang dibutuhkan dari mereka. Setiap karyawan harus mengetahui dan memahami Kebijakan Mutu dan bagaimana itu berlaku bagi mereka.

Buatlah perencanaan yang detail libatkan pihak yang akan menerapkannya. Laksanakan meeting dan komunikasi secara rutin untuk membahas perencanaan ini dan evaluasi bagaimana pencapaian hasilnya. Perubahan terhadap perencanaan adalah hal biasa, selama memang sudah dipertimbangkan dengan sangat matang dan mempertimbangkan konsekuensi.

3. Budayakan Penggunaan Pemikiran Berbasis Risiko

ISO mengharuskan organisasi untuk mempertimbangkan risiko dan peluang dalam sistem manajemen. Pendekatan ini dapat membantu mencegah terjadinya kesalahan dan menemukan cara untuk memperbaikinya yang mungkin tidak terlihat jelas sejak awal. Budayaan penggunaan pemikiran ini dari tingkatan pimpinan hingga tingkatan operasional. Semua pihak di organisasi mulai membiasakan menggunakan pemikiran berdasarkan risiko & peluang ini.

Ketika organisasi menggunakan pemikiran berbasis risiko, organisasi secara aktif mencoba untuk mencegah masalah dalam sistem sebelum masalah itu muncul. Cara berpikir seperti ini akan memastikan bahwa sistem berfungsi sebagaimana mestinya, mencegah atau mengurangi efek negatif, dan terus meningkatkan sistem Anda.

Pemikiran berbasis risiko tidak hanya tindakan mencari risiko yang harus diperhatikan, tetapi juga menemukan peluang untuk memperbaiki hal-hal yang bisa dilakukan lebih baik. Dengan mengidentifikasi peluang, organisasi dapat membangun kemitraan baru atau membuat produk baru.

Dengan diminta untuk mengambil pendekatan berbasis risiko, organisasi memiliki budaya proaktif untuk menemukan risiko dan peluang. Ini mengarah pada lebih konsistensi dalam menciptakan barang dan layanan berkualitas, yang mengarah pada kepercayaan dan kepuasan pelanggan yang lebih besar.

Organisasi bisa menggunakan beberapa alat untuk membudayakan pemikiran ini, seperti ;

• Brainstorming
• Root cause analisis
• Analisa SWOT
• FMEA
• Five Force
• Dll

4. Buat Dokumen Yang Sederhana Tapi Efektif Dalam Penerapan Dan Selalu Diperbaharui

Kunci keberhasilan suatu dokumen adalah ketika penerapan dari dokumen tersebut akurat. Tidak perlu terlalu panjang dan bertele-tele, kecuali memang ada persyaratan khusus untuk beberapa institusi tertentu. Aturan terpenting dari dokumentasi yang baik adalah membuatnya sesedikit mungkin . Ini berarti bahwa kita harus menuliskannya dalam istilah yang sejelas mungkin tanpa melewatkan langkah apa pun. Kita harus menghindari membuat asumsi tentang apa yang mungkin diketahui pengguna kita. ISO sudah membebaskan bentuk dan media dokumen. Jika tidak ada pengaturan khusus, buatlah dokumen yang mudah dipahami.

Dokumentasi yang efektif selalu diperbarui dan mudah ditemukan, untuk itu dalam soft file, pemilihan nama file yang disesuaikan dengan kebutuhan dan identik sangat penting untuk identitas file.

Beberapa contoh penerapan ;

• Pilih kata-kata yang spesifik agar tidak menimbulkan banyak opini bagi yang akan menerapkan.
• Sebaiknya ada sosialisasi atau pelatihan sederhana terhadap dokumen, prosedur, form yang akan dikerjakan nantinya, agar bisa memunculkan pemahaman yang sama atau satu persepsi.
• Untuk memudahkan pemahaman, bisa dibuat dokumen dalam bentuk checklist, gambar, infografik atau tambahkan urutan aktifitas.
• Minta semua pihak yang memiliki dokumen paling tidak membaca dan evaluasi kembali prosedur, instruksi kerja, atau form yang sudah dibuat setiap kuartal nya. Lalu minta mereka melaporkan jika akan ada revisi dokumen.
• Minta setiap bagian memeriksa, apakah dokumen, seperti form yang ada selama ini efektif dan masih digunakan. Sering kali di beberapa bagian form hanya sebagian aktifitas yang digunakan. Atau bisa saja mereka sudah tidak menggunakan sama sekali. Ini bisa dilihat dari jumlah obsolete dokumen dalam suatu organisasi. Jika jumlah nya 0, bisa saja berarti selama ini memang banyak dokumen, seperti form yang sudah diabaikan belum diidentifikasi.

5. Melakukan Evaluasi Kinerja Secara Rutin

Semua sistem manajemen mewajibkan melakukan evaluasi kinerja secara rutin.

Hal ini bisa dilakukan dengan cara :

• Pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi
• Audit Internal
• Tinjauan Manajemen

Pemantauan & pengukuran harus dilakukan sesering mungkin, bisa bulanan bahkan mingguan, tergantung kebutuhan organisasi. Dibeberapa organisasi, mereka biasa melakukan pemantauan & pengukuran ini setiap hari dan setiap minggunya dipresentasikan kinerjanya. Budaya komunikasi dengan melakukan evaluasi kinerja secara rutin sangat penting untuk melihat pencapaian dan lalu bisa dianalisa dan evaluasi, apakah perlu dilakukan perubahan, baik dalam segi perencanaan ataupun strategi kedepannya.

Beberapa hal yang biasa dipantau, ukur, analisa dan evaluasi :

• Kinerja setiap area.
• Kepuasan pelanggan, termasuk keluhan pelanggan.
• Kinerja pihak penyedia eksternal seperti vendor atau supplier.
• Masukan dari pihak internal & eksternal.

Audit Internal wajib dilakukan setiap tahun, sebelum pelaksanaan audit eksternal. Beberapa hal yang perlu mendapatkan perhatian dalam audit internal.

• Organisasi harus membuat program audit tahunan. Program ini terdiri dari satu atau lebih dari satu audit, untuk tujuan tertentu dan dalam masa waktu tertentu, misalnya tahunan. Sehingga organisasi bisa mengatur kapan pelaksanaan audit baik oleh pihak internal & eksternal yang disesuaikan dengan beban kerja organisasi.
• Perencanaan yang baik adalah kunci keberhasilan internal audit. Buat lah audit plan yang detail berisi tanggal, lokasi, ruanglingkup, tujuan, audit kriteria, bidang yang diaudit, topik, waktu dsb
• Auditor internal perlu dire-fresh atau segarkan kembali pengetahuan dan keterampilan auditnya. Agar bisa meningkatkan kinerja dan memberikan nilai tambah bagi area yang akan diaudit nantinya.
• Auditor internal harus independen terhadap area yang diaudit, akan tetapi diusahakan sudah memahami bisnis proses area tersebut. Untuk itu sebelum menunjuk auditor internal, pimpinan (lead) auditor disarankan mereview CV dari masing-masing auditor internal. Area yang akan diaudit disesuaikan dengan pendidikan, pelatihan dan pengalaman kerja sang auditor internal.
• Ketika dihadapkan pada suatu masalah, auditor internal harus bertanya pada diri sendiri, “Apa efek sebenarnya dari hal ini terhadap organisasi dan pelanggannya?” Jawabannya biasanya akan menunjukkan apakah masalah tersebut layak untuk digali dengan sangat mendetail.
• Audit harus berfokus pada faktor penentu keberhasilan. Faktor penentu keberhasilan adalah hal-hal yang membuat organisasi tetap dalam bisnis dan membantu membangun loyalitas pelanggan.

Tinjauan manajemen adalah ketika manajemen puncak meninjau kinerja, menganalisis data, membuat keputusan, dan memulai tindakan untuk perbaikan. Ini adalah salah satu fungsi terpenting dalam organisasi. Tinjauan manajemen bukanlah aktifitas rutin yang ditujukan hanya untuk sertifikasi, tapi benar-benar dilaksanakan untuk mengevaluasi kinerja organisasi secara detail.

6. Peningkatan yang Berkelanjutan / Continual Improvement

Filosofi ISO untuk semua standar adalah selalu terjadinya peningkatan yang berkelanjutan. Baik dari segi mutu, lingkungan atau keselamatan kerja dan lainnya.

Continual Improvement adalah usaha atau upaya berkelanjutan yang dilakukan untuk mengembangkan dan memperbaiki produk, pelayanan maupun proses.

Ada 2 macam peningkatan :

• Peningkatan karena ada problem atau ketidaksesuaian, sehingga dilakukan koreksi dan tindakan perbaikan.
• Peningkatan berkelanjutan sesungguhnya, dimana organisasi selalu mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan proses kerja.

Apapun jenis peningkatan yang dilakukan, keduanya harus dijalankan berbarengan, sama-sama penting untuk dilaksanakan. Peningkatan bukanlah lagi nilai tambah, tapi sudah menjadi kewajiban, dan semua orang adalah agen dari peningkatan. Perbaikan berkelanjutan adalah proses yang tidak pernah berhenti. Semua departemen harus bekerja sebagai tim untuk mendapatkan hasil yang diinginkan.

Beberapa saran yang bisa diterapkan dalam perbaikan berkelanjutan ;

• Pelajari model Plan-Do-Check-Act adalah pendekatan paling populer untuk mencapai peningkatan berkelanjutan. Juga dikenal sebagai lingkaran Deming ini adalah siklus tanpa akhir yang bertujuan untuk membantu organisasi meningkatkan lebih lanjut berdasarkan hasil yang dicapai.
• Root Cause Analysis (RCA) bisa disosialisasikan dan pelajari, agar ketika menemukan masalah, semua pihak bisa melakukan koreksi dan tindakan perbaikan.
• Terapkan kaizen dalam organisasi, pelajari detail kaizen.
• Libatkan ide perbaikan dari pekerja.
• Perbaikan bisa dimulai dari perubahan kecil, misalnya menghemat listrik dengan mematikan lampu di dapur kantor ketika tidak digunakan dsb.
• Benchmarking dengan department atau organisasi lain.
• Dll